Come aumentare la produttività individuale

Il mondo del lavoro si sta evolvendo e sta cambiando a grande velocità: sempre più aziende stanno optando per il sistema della ‘settimana corta’, lavorare quattro giorni alla settimana invece di cinque, o alternare giorni in presenza con giorni in smart working mantenendo invariati gli stipendi, perciò bisogna trovare un modo per, nonostante i cambi di ore lavorate, mantenere o aumentare la produttività giornaliera.

Grazie a questo diverso metodo di organizzazione sta cambiando anche il modo di valutare la produttività degli impiegati: non si guarda più solo al numero di ore passate in ufficio, ma agli obiettivi raggiunti.

Come fare quindi a riuscire a mantenere un buon ritmo di lavoro avendo a disposizione meno ore ma senza venirne sommersi? E’ necessario applicare alcune buone abitudini che possono aiutarci a mantenere un buon flusso di lavoro e aumentare la produttività.

Tenere un’agenda e prendere appunti

Può sembrare un consiglio ovvio, ma non è detto che sia così, tante persone preferiscono tenere tutto a mente ma è sconsigliato: avere davanti agli occhi una lista ordinata delle attività da fare può creare un senso di ‘tangibilità’ ed evitare che, tenendo tutto a mente senza dare un ordine preciso alle proprie task, ci si senta sopraffatti e confusi. Dopotutto, è risaputo che lo stress peggiori la memoria, quindi prendere appunti su un supporto esterno da consultare quando si vuole è essenziale per una buona organizzazione: può essere un’agenda cartacea, un tablet, un documento di testo sul desktop, una bacheca… indipendentemente dal supporto, è bene averlo sempre a disposizione.

Organizzare le task per importanza o per livello di impegno

Una volta definite le proprie task, bisogna organizzarle in modo sensato ed identificare quali sono le più urgenti; di quelle urgenti poi si definisce la più lunga ed impegnativa, o in generale la più ‘spiacevole’: facendo per primo il lavoro più difficile, il resto della giornata può passare in maniera più piacevole, senza il pensiero costante di dover fare ancora l’attività peggiore.

Nel caso di un lavoro particolarmente impegnativo, un modo di alleggerirlo è ‘spezzarlo’ in attività più piccole: ad esempio, invece di segnare semplicemente ‘Occuparsi dei social media’ si può segnare:

1. Creare i testi
2. Creare le immagini
3. Organizzare le uscite

Oltre a dare un’idea di lavoro più semplice, c’è anche la soddisfazione di aver completato tre task invece di una!

Definire i tempi

Altra cosa importante è definire i tempi di lavoro: decidendo di dedicare tot tempo ad un’attività e interrompendola per passare ad un’altra invece di sovrapporle, si evita il multitasking e ci si può concentrare meglio sul fare una sola cosa e farla bene. Ovviamente dipende dal tipo di attività, se è qualcosa che si può interrompere senza danni, ma dando il giusto spazio ad ogni compito si può terminare tutto con la giusta attenzione evitando errori.

Pause e procrastinazione

Riposarsi non è un crimine e ogni tanto, se ci si dovesse sentire troppo carichi è meglio staccare un attimo e cercare di riorganizzare le idee: lavorare quando si è confusi è solo svantaggioso ed è inutile spingersi al limite con il rischio di sbagliare.

Se non ci si vuole fermare del tutto si può prendere una delle attività meno importanti o urgenti e fare quella o, ancora più in piccolo, qualcosa al di fuori del lavoro vero e proprio: mettere in ordine i files sul computer, riordinare la scrivania, fare una pausa caffè…

Delegare quando necessario

Riuscire ogni tanto a delegare le attività è essenziale per riuscire a concludere il lavoro in tempo: è inutile caricarsi di troppi compiti quando non si ha il tempo di terminarli tutti e chiedere aiuto non deve essere un motivo di vergogna.

Bisogna eventualmente saper anche dire di no se ci viene affidato un numero irragionevole di task da completare e se ci si trova in un luogo di lavoro aperto al dialogo è bene definire con i propri colleghi e supervisori i propri limiti e i punti di forza, così da non finire sopraffatti: si può, ad esempio, condividere con l’ufficio la propria agenda in modo da poter sempre far sapere cosa si sta facendo e in quale fascia oraria ed evitare di venire disturbati.