I documenti emessi dalle applicazioni Sistemi sono archiviati automaticamente nella Gestione Documentale e puoi consultarli direttamente dalle applicazioni. Puoi acquisire i documenti esterni attraverso file system oppure tramite uno scanner collegato sia in modalità singola sia in modalità massiva mediante lettura del codice a barre.
I documenti archiviati sono organizzati in fascicoli o dossier virtuali, strutturati in cartelle e in sottocartelle. Dal modulo Gestione Fascicoli, puoi creare nuovi documenti (testo, fogli di calcolo o presentazioni). Puoi acquisire i documenti presenti nel fascicolo tramite lo scanner oppure da file system con un semplice drag & drop, trascinando nel fascicolo i singoli documenti o un’intera cartella.
Puoi inviare attraverso le e-mail i documenti archiviati in modalità massiva a clienti, dipendenti o altri soggetti. Per ogni soggetto puoi configurare i documenti da inviare, gli indirizzi di spedizione, l’oggetto e il testo dell’e-mail. Il servizio DOCUMENTI/web ti consente di pubblicare su Internet in un’area riservata e profilata i documenti archiviati, al posto dell’invio della e-mail. Puoi, infine, notificare ai destinatari che la pubblicazione è avvenuta.
Grazie ad un apposito tablet puoi apporre la firma autografa sui documenti. La soluzione gestisce la Firma Elettronica Semplice e risponde all’esigenza di avere sempre a disposizione il documento firmato da archiviare e conservare senza stampare nulla. La soluzione può essere implementata per la Firma Elettronica Avanzata.
Con PROFIS/Gestione Documentale gestisci l’intero ciclo di conservazione: procedure automatiche e guidate ti permettono di selezionare facilmente i documenti da conservare, apporre in modo massivo la firma digitale sui documenti, generare il pacchetto di versamento e chiudere la procedura di conservazione con la marca temporale e la firma del responsabile della conservazione. La conservazione digitale può essere effettuata in sede o può essere delegata a un soggetto esterno, al quale affidare l’intero processo di conservazione.
