Come ottimizzare l’organizzazione dello studio dei dottori commercialisti

L’organizzazione dello studio per i commercialisti è un fattore chiave per garantire la qualità dei servizi offerti ai clienti e la redditività dell’attività. Tuttavia, non esiste una formula unica e valida per tutti gli studi, ma è necessario adattare le scelte organizzative in base alle caratteristiche specifiche di ogni realtà. In questo articolo, vedremo quali sono i principali criteri da considerare per ottimizzare l’organizzazione dello studio dei dottori commercialisti, come le performance medie, il tempo efficienziale e la saturazione interna.

Le performance medie

Le performance medie sono un indicatore che misura il rapporto tra il fatturato e il numero di ore lavorate dagli addetti dello studio. Questo criterio permette di valutare l’efficacia e la produttività dello studio, nonché il grado di soddisfazione dei clienti. Per ottimizzare le performance medie, è importante definire degli obiettivi di fatturato e di ore lavorate, monitorare i risultati e intervenire in caso di scostamenti. Inoltre, è opportuno incentivare il personale con premi e bonus legati al raggiungimento degli obiettivi, nonché formare e aggiornare costantemente gli addetti sulle novità normative e fiscali.

Il tempo efficienziale

Il tempo efficienziale è un indicatore che misura il rapporto tra il tempo effettivamente dedicato alle attività professionali e il tempo totale disponibile. Questo criterio permette di valutare l’efficienza e la gestione del tempo dello studio, nonché il livello di organizzazione interna. Per ottimizzare il tempo efficienziale, è importante pianificare le attività in base alle scadenze e alle priorità, evitare le interruzioni e le distrazioni, delegare le attività meno qualificate e utilizzare strumenti informatici e digitali che facilitino la comunicazione e la condivisione dei dati.

La saturazione interna

La saturazione interna è un indicatore che misura il rapporto tra il numero di ore lavorate dagli addetti e il numero di ore potenzialmente lavorabili. Questo criterio permette di valutare il carico di lavoro e la capacità operativa dello studio, nonché il grado di stress e di motivazione del personale. Per ottimizzare la saturazione interna, è importante bilanciare il carico di lavoro tra gli addetti, evitare il sovraccarico e il sottoutilizzo, assumere o esternalizzare personale in base alle esigenze, e garantire un clima di lavoro sereno e collaborativo.

Vediamo come STUDIO di Sistemi e i nostri modelli di organizzazione dello studio possono aiutare i commercialisti a raggiungere questi risultati

Piccolo studio: Necessità di automatizzare il processo di parcellazione, 6 ore di formazione suddivise in 3 incontri. L’intervento in questi non richiede un grande investimento di tempo nè di formazione delle risorse, di seguito un piano di esempio:

• Analisi con il titolare / direzione dei servizi offerti dallo studio e successiva mappatura sul catalogo dei servizi
• Creazione dei mandati professionali
• Fatturazione

Studio Strutturato: Necessità di automatizzare il processo di parcellazione, pianificazione e controllo delle attività, gestione pratiche e scadenzari, analisi dei dati, antiriciclaggio. 16/20 ore di formazione suddivise in 5 incontri:

• Analisi con il titolare/direzione dei servizi offerti dallo studio
• Analisi con il titolare/direzione delle attività oggetto di monitoraggio
• Creazione dei mandati professionali
  • Antiriciclaggio
• Gestione pratiche extra mandato
• Consuntivazione lavori svolti e impostazione rilevazione automatica del tempo
• Fatturazione
• Analisi dei dati

Di seguito nelle immagini i risultati ottenibili con Microsoft Power BI

Il cruscotto seguente mostra le ore produttive (cioè impiegate per attività sul cliente) e le ore improduttive (cioè quelle relative ad attività interne ed assenze) per ogni operatore:

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Il cruscotto seguente mostra la percentuale di produttività e il dettaglio per ogni cliente delle ore assorbite:

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Nel cruscotto seguente vediamo le ore lavorate suddivise per le attività oggetto di rilevazione:

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In quest’ultimo esempio abbiamo le attività suddivise per ogni servizio consuntivando il totale ore e il peso in percentuale sul totale:

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Questi cruscotti uniti ad una fase di implementazione iniziale del progetto di organizzazione dello studio offrono una visione sintetica e dettagliata delle ore lavorate dal personale per le diverse attività.

Questo strumento può aiutare a monitorare l’efficienza e la qualità del servizio, oltre a individuare eventuali criticità o aree di miglioramento.