Nel mondo aziendale moderno, la gestione efficace dei documenti è fondamentale per garantire la produttività e la compliance. Con l’adozione crescente delle tecnologie digitali, il software di gestione documentale è diventato uno strumento imprescindibile per organizzare, archiviare e proteggere i documenti aziendali. 

Cos’è il software di gestione documentale

Il software di gestione documentale è una soluzione tecnologica progettata per gestire l’intero ciclo di vita dei documenti aziendali, dalla creazione e archiviazione alla distribuzione e conservazione. Questo tipo di software aiuta le organizzazioni a centralizzare i documenti, migliorare l’accessibilità e garantire la sicurezza e la conformità normativa. Utilizzando un sistema di gestione documentale, le aziende possono ridurre l’uso di carta, aumentare l’efficienza operativa e garantire che tutte le informazioni siano facilmente recuperabili quando necessario.

Le principali funzioni del software di gestione documentale

Archiviare i documenti

Il software di gestione documentale consente di archiviare i documenti in modo strutturato e organizzato. I documenti emessi dalle applicazioni possono essere archiviati automaticamente nel sistema, mentre i documenti esterni possono essere acquisiti attraverso file system o scanner. La funzione di archiviazione automatica riduce il rischio di perdita di documenti e semplifica la loro consultazione.

Archiviare la posta elettronica

La gestione delle e-mail è un aspetto fondamentale della gestione documentale. Il software integra la casella di posta elettronica, permettendo di archiviare le e-mail e gli allegati direttamente nel sistema. Questa funzione facilita l’organizzazione delle comunicazioni e assicura che tutte le informazioni rilevanti siano facilmente accessibili e ben conservate.

Gestione dei fascicoli

I documenti archiviati possono essere organizzati in fascicoli o dossier virtuali, strutturati in cartelle e sottocartelle. Il modulo di gestione dei fascicoli consente di creare nuovi documenti, sia testuali che visivi, e di importarli con un semplice drag & drop. Questa organizzazione semplifica la gestione di grandi volumi di documenti e ne migliora l’accessibilità.

Distribuzione dei documenti

Il software facilita la distribuzione dei documenti archiviati. È possibile inviare documenti tramite e-mail in modalità massiva a clienti, dipendenti o altri soggetti. In alternativa, il servizio DOCUMENTI/web consente di pubblicare i documenti su un’area riservata online, notificando ai destinatari l’avvenuta pubblicazione. Questa funzione migliora la comunicazione e la condivisione delle informazioni.

Gestire il processo di firma grafometrica

Il software supporta il processo di firma grafometrica, permettendo di apporre firme digitali sui documenti utilizzando un tablet. Questo processo può essere implementato per la Firma Elettronica Semplice e, se necessario, anche per la Firma Elettronica Avanzata. La gestione elettronica delle firme elimina la necessità di stampa dei documenti e facilita la loro conservazione digitale.

Gestire la Conservazione Digitale

La conservazione digitale è un aspetto importante della gestione documentale. Il software permette di gestire l’intero ciclo di conservazione dei documenti, dalle procedure di selezione alla firma digitale e alla generazione del pacchetto di versamento. La conservazione può avvenire in sede o essere delegata a un soggetto esterno, assicurando il rispetto delle normative vigenti.

I vantaggi della soluzione software di gestione documentale

Il software di gestione documentale offre numerosi vantaggi:

• Funzioni di ricerca avanzate

  Strumenti avanzati e viste personalizzate permettono di visualizzare i documenti archiviati e i relativi documenti correlati, come le ricevute di presentazione e di pagamento F24. Questo facilita l’accesso alle informazioni e migliora l’efficienza.

• Sicurezza dei dati

  Il sistema tiene traccia di tutte le attività eseguite sui documenti, come visualizzazione, modifica, eliminazione e stampa. La profilazione degli operatori garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere o modificare i documenti, migliorando la sicurezza dei dati.

• Conservazione a norma

  Gli strumenti integrati supportano l’operatore nel processo di conservazione, assicurando che i documenti mantengano il loro valore legale e fiscale nel tempo. Questo aiuta a garantire la conformità alle normative e a proteggere le informazioni aziendali.

Gestione documentale: Integrazione con altri software

Gestione Documentale si integra perfettamente con diverse soluzioni software, offrendo una gestione documentale fluida e coerente attraverso piattaforme diverse:

• PROFIS

  Il software dedicato ai servizi contabili, fiscali e digitali per studi di commercialisti. PROFIS è progettato specificatamente per ottimizzare la consulenza amministrativa e fiscale, integrandosi perfettamente con la gestione documentale per una maggiore efficienza nello studio professionale.

• JOB

  Soluzione per la gestione e l’amministrazione del personale e delle risorse umane. Con JOB, puoi gestire presenze, elaborare paghe e organizzare il personale, beneficiando di una soluzione unica che si integra senza sforzo con il sistema di gestione documentale per una gestione complessiva delle risorse umane.

• STUDIO

  Software per la gestione degli studi professionali di commercialisti e consulenti del lavoro. STUDIO consente di organizzare le attività amministrative e gestionali, redigere preventivi, automatizzare la parcellazione e monitorare l’avanzamento dei lavori. La sua integrazione con la gestione documentale semplifica la gestione delle pratiche e il controllo della redditività.

• ESOLVER

  ERP per il controllo dei processi aziendali, adatto a diverse tipologie di aziende, dalla produzione ai servizi e al commercio. ESOLVER si integra con il sistema di gestione documentale per garantire un flusso di lavoro coordinato e una visione integrata dei processi aziendali.

• SPRING

  Software gestionale per piccole e micro imprese, che gestisce contabilità, vendite, acquisti e magazzino. L’integrazione con la gestione documentale permette una gestione centralizzata dei documenti e delle informazioni aziendali, migliorando l’efficienza e la produttività.

Questa integrazione consente una gestione fluida e coerente dei documenti attraverso diverse piattaforme, ottimizzando la produttività e migliorando l’efficienza operativa.

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