Organizzazione studio professionale – la gestione del tempo

La gestione del tempo è una competenza fondamentale per il successo personale e professionale. In un mondo sempre più frenetico e competitivo, saper utilizzare il tempo in modo efficace per organizzare il proprio lavoro e il proprio studio professionale diventa cruciale per ottenere risultati significativi e perseguire i propri obiettivi. 

Tuttavia, spesso ci troviamo a lottare contro la sensazione di avere troppo da fare e troppo poco tempo a disposizione: ecco perché è importante adottare strategie pratiche per ottimizzare l’uso del tempo e migliorare la propria produttività. 

Sono passati ormai quasi vent’anni quando durante una cena con un manager passato ad una nuova azienda dove era stato incaricato di riorganizzare i rivenditori mi è sorta spontaneamente una domanda: “Ma come fai a gestire tutte queste cose?” 

La sua risposta è stata estremamente chiara, in pratica si trattava di due tecniche che da allora ho imparato ed insegno ai miei collaboratori su come gestire il tempo: la Matrice di Eisenhower e la Tecnica del pomodoro. Il metodo si basa su alcuni punti che possono essere applicati da tutti, con o senza l’ausilio di strumenti informatici (io personalmente utilizzo Microsoft To Do). 

Vediamo come si integra con queste tecniche.

1. Definire le priorità

La prima e più importante regola nella gestione del tempo è identificare le attività più importanti e urgenti: utilizzando strumenti come la Matrice di Eisenhower, è possibile distinguere tra ciò che è importante e ciò che è urgente, concentrando le energie sulle attività che hanno il maggiore impatto sui nostri obiettivi a lungo termine (raramente ciò che è importante è anche urgente :-D).

Per poter sfruttare il software To Do si possono creare le aree della matrice dove poi inserire le attività una volta catalogate:

Questo è il metodo in sintesi, catalogare per ogni attività l’urgenza e l’importanza della stessa: le attività urgenti e importanti sono quelle sulle quali lavorare subito, le importanti e non urgenti sono quelle che dobbiamo pianificare mettendo una data di scadenza in agenda, le urgenti e non importanti sono quelle che possiamo delegare (nel mio To Do c’è il contenitore “da verificare” dove le inserisco per verificare che siano state eseguite) infine se mettiamo un’attività nel contenitore non urgente e non importante ci accorgeremo che farla o non farla non cambierà niente nel nostro lavoro. 

2. Pianificazione

Una pianificazione efficace è essenziale per sfruttare al meglio il proprio tempo. Adotta una strategia che funzioni per te, potresti preferire una pianificazione giornaliera, settimanale o addirittura mensile: l’importante è stabilire obiettivi chiari e realistici e organizzare le attività di conseguenza. È fondamentale nella pianificazione prevedere slot vuoti perché gli imprevisti sono sempre in agguato. 

3. Eliminare Distrazioni

Le distrazioni possono essere grandi ladri di tempo; perciò, identifica ciò che ti distrae di più durante il lavoro e cerca di eliminarlo o limitarlo il più possibile: questo potrebbe includere spegnere le notifiche del telefono, utilizzare applicazioni per bloccare l’accesso a siti web non pertinenti durante determinati periodi e creare un ambiente di lavoro tranquillo e ordinato. Personalmente nello slot di tempo nel quale mi dedico ad un’attività importante pianificata chiudo Outlook, metto il non disturbare su Teams così non vedo le notifiche e silenzio il cellulare. Alla fine dello slot guardo comodamente la mail e verifico il telefono, mi prendo dieci minuti di pausa e poi riprendo con l’attività successiva.

Questa tecnica prende il nome di “Tecnica del pomodoro”: si parla di un pomodoro segnatempo da cucina con il quale impostare la durata dello slot, ad esempio di 30 minuti, nei quali azzerare tutte le distrazioni: quando suona il timer procedo con mail, telefono e pausa. 

Perché ho scelto Microsoft To Do per organizzare il mio tempo? 

Microsoft To Do è un’applicazione gratuita che ti permette di creare e gestire le tue liste di cose da fare, sia per il lavoro che per la vita personale. Puoi sincronizzare le tue liste con i tuoi dispositivi, aggiungere promemoria, scadenze, note e allegati, e personalizzare il tuo stile con i temi e gli sfondi. Microsoft To Do è compatibile con Outlook, Cortana, Planner e altri servizi Microsoft. Ma soprattutto, da To Do puoi verificare e catalogare tutte le mail che hai “bandierinato” così ho sotto controllo le mail che per qualche motivo ho deciso di evidenziare. 

Come iniziare a usare Microsoft To Do? 

Per iniziare a usare Microsoft To Do devi solo scaricare l’applicazione dallo store del tuo dispositivo o accedere al sito web to-do.microsoft.com. Dovrai creare un account Microsoft o usare quello che hai già e poi potrai iniziare a creare le tue liste, aggiungere le tue attività, e personalizzare il tuo spazio. Se hai bisogno di aiuto o di suggerimenti, puoi consultare la guida online o il blog ufficiale di Microsoft To Do. 

Conclusione

In conclusione, la gestione del tempo è una competenza che può essere sviluppata e affinata nel tempo con la pratica e la consapevolezza: insegnare queste tecniche significa avere una maggiore organizzazione del lavoro da parte di tutto il tuo studio, che si riflette sul clima e sull’efficienza.

Di seguito, vi lascio la registrazione di un mio webinar sulla gestione del tempo: