Questo articolo? Due pomodori! Come aumentare la produttività individuale

La tecnica del Pomodoro

Come aumentare la produttività individuale ?

Personalmente ho provato con diverse tecniche , utilizzando la gestione delle attività di Ms Outlook ed alcuni software per categorizzare i task ma il problema non era tanto l’organizzazione delle attività quanto il metodo con il quale le gestivo.

Come ho fatto  ?

Mi sono ricordato di una chiacchierata fatta molti anni fa con un amico durante una cena. Questa persona aveva appena cambiato lavoro e si era trovato a gestire molti problemi nel  riorganizzare una rete vendita, io, anche se avevo ben poche attività da gestire all’epoca  gli chiesi come si fosse organizzato . La risposta fu molto semplice , si era comprato una clessidra della durata di 30 minuti ,chiudeva la posta elettronica , silenziava il cellulare ed  iniziava un attività programmata, finita la clessidra si fermava una attimo ed a quel punto per un’altra clessidra gestiva la posta elettronica , le chiamate sul cellulare e cosi via.

Questa conversazione e questa tecnica mi sono tornate in mente dopo il fallimento per vari motivi dei metodi empirici messi in campo ed ho iniziato ad applicarla , mi sono accorto solo poche settimana fa che in realtà mi era stata spiegata la tecnica del pomodoro.

Come funziona e come l’ho adattata alle mie esigenze?

Anzitutto cerco di pianificare almeno il giorno prima le attività da svolgere e le categorizzo secondo la matrice di Eisenhower*, all’inizio sembra difficile ma è una cosa che viene assolutamente naturale e se non la si fa ci si ritrova a lavorare a seconda di quello che gli altri ritengono urgente , cioè tutto!

Questo metodo categorizza le attività in base a due parametri, l’importanza e l’urgenza. Per cui un attività può essere:

• importante ed urgente
• importante ma non urgente
• non importante ma urgente
• non importante e non urgente

*(Il metodo è chiamato con il nome dell’ex-generale ed ex-presidente degli Stati Uniti D. D. Eisenhower a cui è stata attribuita la frase “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.)

Con questo metodo ho iniziato a distinguere ciò che deve essere fatto subito ( importante ed urgente ) utilizzando i promemoria delle attività di Outlook, quello che devo comunque fare ma che può attendere ( importante ma non urgente ) utilizzando le sole attività senza promemoria e quello che posso delegare ad uno dei miei collaboratori ( non importante ma urgente  ) . In fine ci sono le attività non importanti e non urgenti , per dire la verità sono quelle che abbiamo tutti noi e che anche se non le facciamo non succede nulla , anzi , se non le facciamo otteniamo come effetto collaterale un po’ di tempo libero per passarlo con chi ci piace.

Dopo aver categorizzato le attività assegno loro degli slot temporali di 25 minuti detti pomodori , per cui ci sono attività da un pomodoro , attività da due e cosi via .

Perché pomodori?

Questo è quello che ho scoperto poche settimane fa . Avete presente i timer da cucina fatti ad ortaggio ? Ecco, il pomodoro è uno di quelli. Negli anni 80 uno studente ,Francesco Cirillo per imporsi periodi di concentrazione impostava proprio questo timer e quindi questa tecnica di gestione del tempo ha preso il nome di tecnica del pomodoro e gli slot temporali sono i pomodori.

Si parte !

Inizio dalle attività importanti e urgenti , fisso un limite temporale di 25 minuti ( all’inizio chiudevo anche la posta elettronica ) e lavoro , terminati i 25 minuti mi prendo una pausa di alcuni minuti nei quali controllo la posta elettronica verificando se ci sono attività da svolgere e le pianifico quindi inizia un altro pomodoro . Ogni 4 pomodori finiti ci si prende una pausa più lunga.

Quali sono i principali ostacoli che ho trovato per applicare questa tecnica ?

Le interruzioni: Le telefonate , le notifiche delle mail , le richieste dei colleghi ecc…

Come vanno gestite ?

Come dicevo inizialmente chiudevo la posta elettronica ma ovviamente non potevo ignorare chi mi stava intorno per cui ho imparato a gestire le brevi interruzioni informando il collega su cosa stavo facendo e che non potevo interrompermi dicendo che sarei andato da lui appena concluso . Stessa cosa per le telefonate o per le mail , ho preso consapevolezza di qualcosa di ovvio , non sono un medico del pronto soccorso e di cose veramente urgenti che meritano un interruzione del lavoro per essere eseguite ce ne sono veramente pochissime al mese se non all’anno.

All’inizio 25 minuti senza interruzioni sono lunghissimi ma con il tempo questi slot sembrano veramente brevi , le pause brevi tra i pomodori possono essere sfruttate per la posta e le atre micro attività ma anche per sgranchirsi le gambe mentre le pause lunghe possono essere sfruttate per la pausa caffè. In effetti ho notato che è meglio sfruttare le pause brevi come vere pause e  gestire la posta elettronica , i social e le altre “interruzioni” rimandate come un pomodoro.

Nelle prime giornate mi sono posto l’obiettivo di chiudere almeno 4 pomodori ma quasi subito è diventata una sfida nel vedere quanti pomodori riuscivo a terminare ed i riusltati sono arrivati da soli , sono sparite le bandierine rosse dalle mail , i promemoria infiniti ed anche all’esterno alcuni hanno notato degli inspiegabili miglioramenti … la persona che segue la contabilità di C2Web si stupisce nella puntualità e nella precisione con cui arrivano i documenti e soprattutto di come è aggiornata la prima nota 🙂

Questo articolo ?

Due pomodori!