Gestione Documentale Profis

Riduci gli archivi cartacei e condividi i documenti ai tuoi clienti in modo automatico

L’uso smodato di carta in casa e sul lavoro sta diventando un vero problema ecologico: si stima che ogni anno un dipendente consumi fino a 70kg di carta, e se contiamo che in media un ufficio conta almeno 15 persone, è facile vedere questi numeri ingrandirsi enormemente. Produrre la carta consuma acqua e CO2, e nonostante gli impegni per il riutilizzo e il riciclaggio siano promettenti, si è ancora lontani dall’avere risultati veramente soddisfacenti.

In più, l’utilizzo di documenti cartacei ha ormai quasi più svantaggi che vantaggi: la carta è un materiale delicato, facile da rovinare e altrettanto semplice da smarrire o addirittura rubare. In più, archiviare grandi quantità di documenti presenta le sue sfide: trovare lo spazio necessario, organizzare le cartelle in base a criteri ben definiti e assicurarsi che ci siano le condizioni ambientali adatte ad evitare umidità e altri fattori di rischio.

Dopotutto, anche la documentazione più importante può essere vittima di danni e perciò le aziende si stanno impegnando sempre di più al convertire in digitale tutta la documentazione e generarla direttamente a computer senza neppure passare dal supporto cartaceo.

Com’è possibile ridurre la gestione cartacea dei documenti in studio?

Con la Gestione Documentale di Profis riduci notevolmente l’afflusso e la produzione di tutti i documenti cartacei dello studio, ma non solo: puoi anche raccogliere e consultare tutta la documentazione predisposta per il cliente in un unico menù.

Quali altri vantaggi offre allo studio la gestione documentale di Profis?

Optare per l’utilizzo della gestione documentale con Profis permette una miglior organizzazione dei documenti: al momento della configurazione è possibile stabilire quale tipologia di documenti archiviare e per quali ditte, grazie ad un sistema di regole applicabili in maniera massiva la configurazione del modulo è semplice e rapida.

L’archiviazione una volta impostata agisce in modo automatico senza bisogno di passaggi complessi ed articolati.

Una volta archiviato il documento è sempre consultabile, per agevolare la ricerca del documento ci vengono in aiuto le viste che permettono di strutturare le informazioni in modo organico e funzionale e di individuare velocemente i documenti che si vogliono gestire senza dover ricorrere all’applicazione di filtri specifici.

Oltre ai documenti emessi dalle applicazioni Sistemi posso archiviare documenti esterni?

Certo, è possibile acquisire tutti i documenti esteri attraverso file system oppure tramite uno scanner, scegliendo come catalogarlo per gestire le successive ed eventuali ricerche.

I file esterni possono essere importati anche come allegati di documenti prodotti dalla procedura.

Anche la posta elettronica è archiviabile?

Mediante l’integrazione con la casella di posta è possibile archiviare mail oppure allegati delle mail.

E com’è possibile condividere i documenti al cliente?

Grazie a Sportello documenti condivisi.

Che cos’è Sportello Documenti Condivisi?

Si tratta di un’applicazione cloud che si interfaccia con i prodotti Sistemi e permette la condivisione automatica dei documenti ditta ma anche dei documenti dipendenti in caso di elaborazione dei cedolini paga con Job.

Sportello Documenti Condivisi è semplice e veloce da configurare, permette di stabilire la tipologia dei documenti da condividere e mediante l’impostazione di una schedulazione l’utente decide quando programmare la condivisione dei documenti sulla piattaforma in dotazione al cliente che potrà visualizzarli e scaricarli.

Il cliente viene avvertito della presenza di nuovi documenti mediante mail, ma non solo, per i documenti soggetti a scadenza come per esempio gli F24 potrà essere configurata una notifica di sollecito affinché il cliente ne prenda visione, lo studio può sempre verificare l’effettiva ricezione e visualizzazione del documento da parte del destinatario.

Lo scambio di documenti è reciproco, i clienti possono caricare i documenti con dei commenti in merito e lo studio potrà consultarli e scaricarli.

La sicurezza dei documenti al primo posto!

La sicurezza è sempre garantita ogni accesso è tracciato e protetto, la gestione dei documenti avviene mediante la Service Farm Sistemi garantita e certificata, anche ai salvataggi e agli aggiornamenti software ci pensa sistemi.

Conclusioni

Adottare il modulo di gestione documentale di Profis abbinato a Sportello Documenti condivisi permetto allo studio di ottimizzare il “ciclo di vita “ dei documenti partendo dall’organizzazione alla gestione dello scambio con i clienti rendendolo automatico e immediato.

Ultimi Articoli

Categorie

Archivio

Condividi l’articolo:

Facebook
Twitter
LinkedIn