Nell’era digitale in cui la rapidità e l’efficienza sono fondamentali per lo sviluppo e il successo delle attività professionali, Sportello Cloud si presenta come una risorsa indispensabile. Questa piattaforma innovativa offre una vasta gamma di servizi progettati per semplificare la gestione documentale e migliorare la collaborazione tra studi professionali e i loro clienti. In questo contesto, Sportello Documenti Condivisi, uno dei servizi offerti da Sportello Cloud, emerge come un elemento fondamentale, fornendo un approccio integrato e intuitivo alla condivisione e all’accesso ai documenti. Analizzeremo quindi più da vicino come Sportello Documenti Condivisi si inserisce in questo panorama, esaminando i suoi vantaggi e le sue funzionalità chiave per studi professionali e clienti.

Sportello Cloud cos’è

Sportello Cloud rappresenta una piattaforma web completa progettata per agevolare la gestione e la collaborazione tra studi professionali e i loro clienti. È un ambiente digitale che offre una vasta gamma di servizi e strumenti, consentendo agli studi professionali di ottimizzare processi essenziali come la fatturazione elettronica, la conservazione dei documenti, la gestione degli incassi e dei pagamenti, oltre alla condivisione sicura e efficiente dei documenti con i clienti. Grazie a Sportello Cloud, gli studi professionali possono migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e offrire un servizio migliore ai propri clienti, garantendo allo stesso tempo la conformità normativa e la sicurezza dei dati.

Sportello Documenti Condivisi

Sportello Documenti Condivisi, uno dei servizi offerti da Sportello Cloud, è un’applicazione integrata che semplifica la condivisione di documenti contabili, fiscali e amministrativi tra lo studio e i suoi clienti, garantendo un accesso rapido, aggiornato e sicuro ai documenti pertinenti.

Nel prossimo paragrafo analizzeremo più approfonditamente il servizio Sportello Documenti Condivisi.

Sportello Documenti Condivisi cos’è

Sportello Documenti Condivisi è un’applicazione integrata nella piattaforma Sportello Cloud, progettata per facilitare la condivisione e la gestione dei documenti tra uno studio professionale e i suoi clienti o dipendenti.

Questa soluzione consente agli studi professionali di condividere in modo sicuro e efficiente una vasta gamma di documenti, tra cui documenti contabili, fiscali e amministrativi, generati attraverso software come PROFIS, JOB e STUDIO.

Gli utenti possono accedere alla piattaforma tramite un’interfaccia web intuitiva e avere la possibilità di consultare, scaricare, firmare e validare i propri documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

I principali vantaggi di Sportello documenti condivisi

I principali vantaggi di Sportello Documenti Condivisi includono:

  1. Efficienza operativa: Grazie alla condivisione automatica dei documenti da parte dei software di gestione come PROFIS, JOB e STUDIO, lo studio professionale può mantenere traccia chiara di quali documenti sono stati condivisi con ciascun cliente. Ciò riduce il rischio di errori e semplifica il processo di gestione documentale.
  2. Accesso rapido e aggiornato: I clienti dello studio possono accedere online ai propri documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Questo garantisce un accesso immediato e aggiornato alle informazioni contabili e fiscali, migliorando la trasparenza e facilitando la comunicazione tra lo studio e i suoi clienti.
  3. Sicurezza dei dati: La piattaforma offre un ambiente sicuro per la condivisione di documenti sensibili, con accesso tracciato e controllato. Ogni accesso è monitorato, garantendo la privacy e la sicurezza delle informazioni condivise tra lo studio e i suoi clienti.
  4. Facilità di collaborazione: Sportello Documenti Condivisi consente ai clienti di comunicare in tempo reale con lo studio attraverso annotazioni interne sui documenti. Questo favorisce una maggiore collaborazione e una migliore comprensione delle esigenze dei clienti da parte dello studio.
  5. Risparmio di tempo e risorse: Eliminando la necessità di inviare documenti fisici via posta o e-mail, Sportello Documenti Condivisi riduce i tempi di consegna e semplifica il processo di revisione e approvazione dei documenti. Ciò consente allo studio di risparmiare tempo e risorse preziose.

Le funzionalità per lo studio

Le principali funzionalità di Sportello Documenti Condivisi per lo studio includono:

  1. Condivisione e Organizzazione dei Documenti: Lo studio può organizzare i documenti in fascicoli specializzati per ogni cliente. Attraverso la piattaforma, è possibile creare nuove cartelle, spostare i documenti tra cartelle esistenti e aggiungere nuovi documenti. Questo permette una gestione efficiente e strutturata dei documenti.
  2. Processo Autorizzativo dei Documenti: Sportello Documenti Condivisi guida i processi di firma e validazione dei documenti. Lo studio può sottoporre i documenti all’approvazione dei clienti o di altri soggetti esterni, come revisori legali. È possibile verificare lo stato di autorizzazione di ciascun documento e assicurarsi che le procedure siano conformi alle normative vigenti.

Le funzionalità per i clienti/dipendenti

Le principali funzionalità di Sportello Documenti Condivisi per i clienti/dipendenti includono:

  1. Documenti Sempre Disponibili e Aggiornati: I clienti e i dipendenti possono accedere ai propri documenti in qualsiasi momento tramite la piattaforma. Questo assicura che le informazioni siano sempre accessibili e aggiornate, contribuendo a una migliore gestione dei dati.
  2. Notifica Automatica tramite Email e/o SMS: Gli utenti ricevono notifiche automatiche via email e/o SMS ogni volta che vengono pubblicati nuovi documenti o quando è richiesta la loro visione o firma. Questo aiuta a garantire che nessun documento importante venga perso di vista e che gli utenti siano sempre informati sulle attività in corso.
  3. Disponibilità su Dispositivi Mobili: La piattaforma è accessibile anche da dispositivi mobili, consentendo ai clienti e ai dipendenti di consultare i documenti anche quando sono in movimento. Questa flessibilità di accesso migliora la produttività e l’efficienza lavorativa, consentendo di accedere alle informazioni necessarie ovunque ci si trovi.

Gli altri servizi di Sportello Cloud

Sportello Cloud offre inoltre, oltre a Sportello Documenti Condivisi, una serie di servizi e funzionalità progettati per soddisfare le esigenze degli studi professionali e dei loro clienti. Tra i principali servizi offerti vi sono:

Sportello QUADRA

Una soluzione completa per la gestione della fatturazione dei clienti dello studio, facilitando l’emissione e la gestione delle fatture in conformità con le normative fiscali.

Sportello Fatture

Un’applicazione che supporta attivamente gli studi nella gestione dei flussi di fatturazione, incluso l’invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SDI) e la gestione degli incassi e dei pagamenti.

Interrogazione Conti Bancari

Un modulo integrato per acquisire in modo rapido e automatico gli estratti conto dei clienti dello studio, semplificando le operazioni di contabilizzazione e la gestione finanziaria.

Conservazione Digitale

Un servizio per garantire la conservazione conforme alla legge dei documenti contabili, fiscali e relativi alle paghe dei clienti dello studio, con un processo automatizzato di conservazione e condivisione dei documenti.

Incassi/Pagamenti

Un modulo che consente ai clienti dello studio di annotare e gestire gli incassi e i pagamenti in modo efficiente, derivando automaticamente le informazioni dalle fatture elettroniche e offrendo una panoramica dettagliata delle operazioni finanziarie.

Questi servizi consentono agli studi professionali di migliorare l’efficienza, la trasparenza e la sicurezza delle proprie operazioni, offrendo nel contempo un servizio di qualità superiore ai propri clienti. 

Conclusioni

In conclusione, Sportello Documenti Condivisi rappresenta un elemento essenziale all’interno di Sportello Cloud, offrendo una soluzione completa e affidabile per la gestione documentale tra studi professionali e clienti. Con la sua facilità d’uso, sicurezza e efficienza, Sportello Documenti Condivisi si conferma come uno strumento indispensabile per ottimizzare i processi e migliorare la collaborazione nell’ambito professionale.

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