Come sta cambiando l’organizzazione del reparto contabile negli studi professionali?

Sempre più aziende clienti richiedono risposte in tempo reale e dati aggiornati per valutare l’andamento aziendale e prendere decisioni informate: alcuni studi stanno riorganizzando il loro reparto contabile per soddisfare queste nuove esigenze, dimostrando che adattarsi al cambiamento è cruciale per la crescita.

La tecnologia ci aiuta a rispondere a queste esigenze?

Le persone devono essere formate per poter sfruttare e gestire questi cambiamenti. Il cambiamento è iniziato con l’introduzione della fattura elettronica e sembra essersi intensificato con l’arrivo dell’intelligenza artificiale.

Quali sono le principali funzioni di Profis che possono essere sfruttate per modificare l’organizzazione e renderla più efficiente?

• Acquisizione automatica fatture da ADE

La funzione consente di scaricare fatture e corrispettivi dall’agenzia delle entrate pianificando le richieste dei documenti, in questo modo indipendentemente dal gestionale utilizzato dai clienti di studio le fatture vengono acquisite e messe a disposizione del contabile senza nessuno spreco di tempo ( accesso al portale ADE , richiesta massiva , download documenti , acquisizione in Profis)

• Acquisizione documenti da HUB Sistemi , Fatture Web e Quadra

FattureWeb e Quadra consentono di impostare l’applicazione in modo che le fatture attive contengano già tutti gli elementi per poter essere acquisite e contabilizzate automaticamente senza nessuna perdita di tempo , ancora oggi vediamo che alcuni studi non sfruttano questa possibiltà.

• Acquisizione prima nota da Excel

Tutte le banche permettono di scaricare l’estratto conto in formato Excel, e Profis può adattarsi ai vari formati. Consente di gestire regole per ottenere automaticamente la contropartita e, tramite intelligenza artificiale, individua la contropartita e chiude le partite clienti/fornitori quando non ci sono regole disponibili.

• Registrazione automatica fatture

La funzione di gestione dei modelli di registrazione permette di creare regole di contabilizzazione basate sul piede del documento o sulle righe della fattura emessa o ricevuta. Una corretta analisi delle fatture consente di sviluppare regole accurate e di ottenere più dell’80% di registrazioni automatiche. Per questa funzione è disponibile anche l’intelligenza artificiale, che può essere addestrata sulla base dello storico aziendale per suggerire il conto e il codice IVA quando nessuna regola esistente è applicabile.

• Interfacciamento diretto ai conti correnti

Sistemi propone Sportello conti correnti, un’applicazione che scarica automaticamente i movimenti dei conti correnti senza bisogno di acquisire manualmente il foglio Excel. Questo risparmia tempo e normalizza l’estratto conto, mantenendone la stessa struttura per tutte le banche e facilitando la creazione delle regole.

Quindi qual è la nuova organizzazione del reparto contabile?

Fino a ieri il reparto contabile doveva attendere i dati dal cliente. Oggi, grazie alle nuove tecnologie e alle soluzioni digitali, ogni operatore può quotidianamente aggiornare le proprie aziende di competenza trovando sia le fatture che i movimenti contabili immediatamente disponibili per l’elaborazione. Questo significa non solo un risparmio di tempo notevole, ma anche una maggiore efficienza e precisione nel lavoro svolto.

Il carico di lavoro risulta distribuito uniformemente nel tempo, riducendo significativamente il rischio di errore. Inoltre, la diminuzione dello stress per l’operatore si ripercuote positivamente sul clima in studio, migliorando la soddisfazione e la produttività del personale. Con l’automazione dei processi e l’integrazione di strumenti avanzati, il reparto contabile è ora in grado di offrire un servizio più tempestivo e accurato, rispondendo prontamente alle esigenze del cliente e supportando in modo proattivo le decisioni strategiche dell’impresa.

Quali nuovi servizi posso proporre?

Con i dati disponibili in tempo reale, i professionisti possono ora offrire una consulenza di alto livello, supportando attivamente gli imprenditori nelle loro decisioni strategiche. Utilizzando strumenti avanzati come Microsoft Power BI, è possibile creare cruscotti intuitivi e visivamente efficaci che rappresentano i dati aziendali in maniera chiara e comprensibile. Questi cruscotti non solo facilitano l’interpretazione delle informazioni, ma migliorano anche la capacità decisionale, permettendo una visione d’insieme dettagliata delle performance aziendali. Inoltre, l’integrazione di sistemi di intelligenza artificiale può fornire analisi predittive, suggerendo scenari futuri e supportando le aziende nell’adozione di strategie più informate e mirate.

Conclusioni

Da quasi 30 anni mi occupo di software gestionali per studi di commercialisti. La mia passione mi spinge a confrontarmi con i clienti per migliorare le aree problematiche. Con una base di oltre 300 studi, ho un punto di osservazione privilegiato. Insieme al mio team, consigliamo modelli di organizzazione moderni per far crescere gli studi migliorando i servizi offerti.

Fabrizio Canevari