Conosci quanto è efficiente il tuo studio?

Per un professionista sapere quanto fatturato produce il proprio studio è una informazioni molto banale ma non è altrettanto scontato che sia facile percepire quanta mole di lavoro viene gestita ma soprattutto quanto è efficiente il proprio team di collaboratori.

Questo tipo di informazione è fondamentale per poter valutare l’introduzione di un buon equilibrio tra costi e ricavi, fondamentale affinché lo studio abbia lunga vita.

Quali elementi rilevare per saperlo

Per analizzare e fare considerazioni in merito al grado di efficienza è importante rilevare l’elemento fondamentale per determinare i costi che vengono sostenuti per svolgere le attività ovvero principalmente il tempo. Unica dimensione che all’uomo non è dato controllare, lo scorrere del tempo è il principale antagonista di un buon profitto.
Se per svolgere una pratica a basso valore impiego tanto tempo può risultare poco interessante occuparmene o addirittura controproducente se il costo che lo studio sostiene garantisce troppo poco margine in proporzione al valore al quale devo rivendere la mia prestazione.
Per poter rilevare il tempo il professionista dovrebbe chiedere ai propri collaboratori di tenere nota del tempo impiegato, compilare quindi quello che viene chiamato rapportino o “timesheet”.

Come analizzare i dati

Una volta raccolta l’informazione relativa al tempo impiegato e fatta la considerazione relativa al costo sostenuto dallo studio relativamente ai compensi delle risorse impegnate, il professionista dovrà confrontarlo con gli importi addebitati al cliente per la gestione della pratica. In questo modo può capire quale margine ha lo studio e quindi fare considerazione sulla redditività.

Unico elemento variabile: il tempo

Negli elementi precedentemente introdotti, per svolgere la mia equazione tra costi e ricavi, l’unico variabile e fortemente indeterminabile è il tempo perché gli altri (costo dei collaboratori e importo della pratica) già li conosco a monte. Come permettermi quindi di rivelare questo dato in modo snello e soprattutto con un minimo impatto sulle altre attività.

Il timesheet per Sistemi

All’interno delle procedure Sistemi è possibile attivare il rapportino che permette di indicare i tempi impiegati dai singoli operatori sulla singola pratica.
La rilevazione dei tempi integrata con le procedure permette una compilazione facilitata, in parte automatica, grazie alla derivazione dei dati:

• dalle attività assegnate alla risorsa;
• dagli impegni/scadenze inseriti nel suo calendario;
• dalla funzione di Rilevazione automatica tempi – lo strumento che permette di rilevare in automatico i tempi di utilizzo delle funzioni di PROFIS o di JOB, con l’indicazione della pratica e del cliente di riferimento;
• dal file prodotto dal centralino digitale generando in automatico, per ogni collaboratore, le righe di rapportino relative al tempo dedicato a gestire le telefonate dei clienti di studio;
• dal timer.

Voglio fare di più? Posso

Grazie alla contabilità analitica posso introdurre logiche che mi permettono di analizzare la marginalità dei servizi in modo più approfondito e preciso andando infatti ad analizzare, oltre ai costi direttamente imputati, quelli generali di gestione trasferendoli da altri centri.

Controllo di gestione dello studio

Tutto questo percorso porta il professionista a poter fare varie considerazioni utili a programmare l’andamento dello studio:

• l’effettiva congruità degli importi addebitati al cliente rispetto alle ore spese per l’erogazione del servizio;
• analizzare i carichi di lavoro per operatore;
• analizzare i servizi a maggior redditività;
• analizzare i clienti su cui lo studio margina di più (i migliori) ma soprattutto i peggiori!

La soluzione Sistemi unica nel suo genere

Gli strumenti messi a disposizione da Sistemi per lo studio professionale permettono, anche a piccole realtà, di disporre in questo modo di una analisi dati avanzata utile al fine di prendere le decisioni più corrette. Con Sistemi il professionista ha la garanzia di accedere alle giuste informazioni riguardanti l’andamento e la redditività dello Studio, e dei servizi offerti.
Tutte le analisi sono ottenibili tramite modelli Excel o Microsoft Power BI.