Conservazione digitale automatica ed integrata nei gestionali Sistemi

DALL’OBBLIGO NORMATIVO ALLA SODDISFAZIONE DI UNA ESIGENZA

Dall’entrata in vigore della fatturazione elettronica abbiamo assistito ad una progressiva crescita dell’interesse nei confronti della dematerializzazione dei documenti e di conseguenza in merito alla conservazione digitale sostitutiva.
Per quanto riguarda le fatture elettroniche, unica tipologia di documenti per i quali vige  l’effettivo obbligo alla conservazione digitale, ciascun attore coinvolto ha introdotto direttamente o tramite terze parti una propria soluzione.

Sappiamo ormai tutti che anche l’Agenzia delle Entrate ha reso disponibile un servizio di conservazione, previa attivazione, che permette di adempiere strettamente a quanto previsto dalla legge per le fatture elettroniche.
Ma se una azienda volesse provvedere anche alla conservazione digitale di altri documenti contabili come, per esempio, il libro giornale e i registri IVA può procedere? e come?
Vediamo come ci risponde Sistemi.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

Dovendo parlare di conservazione non possiamo non passare per l’archiviazione documenti che personalmente mi piace appunto definire “l’anticamera della conservazione”; si tratta infatti del processo grazie al quale i documenti, siano essi esterni o emessi direttamente dalle applicazioni, vengono registrati a sistema.
Grazie all’archiviazione documentale ogni operatore può consultare i documenti, relativi ad ogni ambito e processo, che l’azienda ha deciso di caricare, anche in modo automatico. La ricerca è strutturata e organizzabile in “viste” personalizzate per adempiere alle varie esigenze.

GESTIONALI AZIENDALI SISTEMI E CONSERVAZIONE DIGITALE

Gli utenti dei gestionali Spring ed eSolver di Sistemi hanno a disposizione un servizio automatico, fornito in collaborazione con Namirial S.p.A., che permette, così come per le fatture elettroniche, l’invio in conservazione dei documenti per cui la conservazione digitale è facoltativa.
Capiamo in questo modo quindi che, oltre ai documenti per cui vige l’obbligo, è possibile conservare anche altre tipologie di documenti consentendo all’azienda di liberarsi così dagli archivi cartacei e dagli obblighi e responsabilità, previsti dal Codice Civile, relativi alla loro tenuta per 10 anni.

LA SOLUZIONE

Grazie a Sportello Conservazione Digitale, l’azienda conserva, in automatico, tutti i documenti elaborati in Spring ed eSolver: dai documenti contabili e fiscali, ai contratti e alle paghe.

Con una semplice configurazione iniziale, l’azienda attiva il servizio e definisce i documenti da conservare digitalmente. L’upload dei documenti sulla piattaforma web SISTEMINRETE, la firma digitale e l’invio al sistema di conservazione sono procedure completamente automatizzate.

VALIDAZIONE DEI DOCUMENTI E PROCESSO DI FIRMA

Prima di inviare i documenti in conservazione, il sistema verifica che tutti i documenti e gli allegati non presentino anomalie (estensione valida, presenza della firma, certificato di firma valido, presenza della marca temporale etc…)

Il processo di firma digitale dei documenti è completamente automatizzato e gestito da Sistemi, in qualità di gestore tecnico del servizio di conservazione.

INVIO IN CONSERVAZIONE DIGITALE

L’invio dei documenti al sistema di conservazione è automatizzato attraverso un processo interamente gestito da Sistemi, che si occupa di inviare all’applicazione web periodicamente e in completa autonomia i documenti da conservare, senza alcun intervento da parte dell’operatore.

Il pannello di controllo consente di visualizzare tutti i documenti organizzati per classe documentale, per periodo di conservazione, per stato, o sulla base di viste personalizzate: in questo modo la consultazione è rapida e facile.

È possibile inviare in conservazione anche documenti già conservati con altro soggetto conservatore.

CONSULTAZIONE E MONITORAGGIO DEI DOCUMENTI CONSERVATI

Accedendo al servizio Conservazione digitale, l’azienda può consultare in qualsiasi momento i documenti e monitorare gli stati di avanzamento (documenti presi in carico, inviati in conservazione e conservati), con la garanzia che tutto il processo sia correttamente concluso con l’invio al soggetto conservatore.

VANTAGGI DI UNA GESTIONE DOCUMENTALE A NORMA

Quelli concreti, immediati, inequivocabili sono il risparmio su carta, toner, stampanti e buste nonché l’abbattimento dei costi per l’utilizzo degli spazi fisici occupati dagli archivi.
Quelli più nobili ad alto valore aggiunto sono la garanzia di protezione e autenticità nonché  l’opportunità di instaurare processi automatici di conservazione conformi alle leggi ed ai regolamenti vigenti.