Esolver vince ogni sfida per le aziende che lavorano su commessa

Esolver vince ogni sfida per le aziende che lavorano su commessa!

In questo articolo voglio narrarvi l’esistenza, all’interno dalla soluzione ERP eSolver di Sistemi Spa di una entità definita Scheda Commerciale di Commessa… ma partiamo dal principio.

Come possiamo definire la “commessa”

Secondo l’ingegneria gestionale la commessa è un “incarico affidato a gruppi, strutture organizzative o singole persone, che prevede la fornitura di uno specifico prodotto o servizio utilizzando una quantità ben determinata di risorse, finanziarie e di altra natura. In questo contesto, la locuzione lavoro per commessa individua una modalità operativa che tende a gestire le attività di un’organizzazione, suddividendole in base alla loro appartenenza a una specifica commessa, in particolare per quanto riguarda il controllo finanziario delle suddette attività.”

In parole povere potremmo dire che battezziamo con il termine “commessa” il contenitore che raccoglie tutto quello che un azienda mette in campo per soddisfare l’esigenza di un cliente.
Teniamo presente però che il raggiungimento dell’obbiettivo prevede che almeno una delle risorse (temporali, finanziari, economiche, ecc.) debba essere a capacità finita, ovvero dobbiamo stare attenti che non si esaurisca del tutto.
Per l’azienda che si prende in carico il progetto è importante avere sotto controllo quindi l’andamento della commessa e non incontrare criticità che implichino la necessità di ampliare la risorsa esaurita.

Criticità: quali possono essere

Le criticità che si potrebbero incontrare nella gestione della commessa possono essere di varia natura, per indicarne alcune:

1. Economiche
Le prime criticità si riscontrano ancor prima dell’inizio della commessa. Durante la fase commerciale, infatti, la variabilità dei possibili requisiti del cliente e di conseguenza l’unicità del prodotto da realizzare, rendono complessa la preventivazione. Da un lato bisogna quotare con ragionevole accuratezza ciò che si andrà a realizzare per essere competitivi sul mercato, dall’altra bisognerà prevedere una sufficiente contingency per garantire la profittabilità della commessa stessa. In questa fase è fondamentale che l’ufficio commerciale e l’area tecnica lavorino a stretto contatto e che le informazioni siano condivise in maniera efficace e tempestiva, d’altro canto è fondamentale poter far leva su dati storici e su un know how aziendale condiviso;

2. Progettuali
Una volta che l’opportunità si è concretizzata, si avvia il progetto che deve portare alla realizzazione dell’output in base alle specifiche definite in fase di vendita e nel rispetto dei vincoli di tempo, costo e qualità concordati. Diventa critico in questa fase per l’azienda avere una struttura organizzativa che supporti la gestione per progetti, poter contare su figure professionali qualificate (in primis i project manager) e disporre di sistemi specifici di pianificazione, gestione e controllo dei progetti aziendali, tenendo conto di eventuali vincoli di portafoglio. Per garantire il buon esito della commessa, risulta chiave in primis essere in grado di effettuare una pianificazione che tenga in considerazione la reale capacità delle risorse aziendali e secondariamente individuare tempestivamente eventuali criticità e quindi mettere in atto le necessarie contromisure.

3. Contro costi e marginalità
Come anticipato precedentemente è fondamentale già a partire dalla fase commerciale tenere in considerazione la marginalità attesa per la commessa. Questo perché, per le aziende che ragionano per commessa, la profittabilità aziendale è fortemente legata alla profittabilità delle singole commesse. Garantire un sufficiente margine per ciascuna commessa parte da una corretta e completa comprensione dello scope di progetto e da una costificazione accurata dell’output da realizzare. Durante il progetto sarà quindi fondamentale tenere sotto controllo queste stime, avendo a disposizione in tempo reale il consumo del budget, sia in termini di utilizzo di risorse interne o esterne (le ore uomo spese sulla commessa) sia in termini di altri costi (materiali, attrezzature, servizi). Anche in questo caso vengono in aiuto del responsabile della commessa opportuni strumenti informatici.

Consideriamo inoltre che le aziende che lavorano su commessa si caratterizzano per la gestione simultanea di diverse commesse; queste criticità quindi tendono a moltiplicarsi.

Come prevenire queste criticità?

Tutte queste difficoltà possono essere risolte inserendo in azienda un software ERP; deve essere facile da usare ed essere il contenitore univoco per tutte le informazioni che ruotano attorno alla singola commessa.

La gestione della commessa su eSolver

Questa è la prima grande sfida vinta da eSOLVER, la soluzione ERP di Sistemi Spa grazie infatti alla Scheda Commerciale di Commessa permette una visione a 360° di tutti gli elementi.

La funzione raccoglie le principali informazioni relative a ciascuna commessa e quindi permette di costruire una visione centrata su di essa, trasversale al sistema informativo gestionale.

Su eSolver La Scheda Commerciale di Commessa unisce e permette di consultare in un unico posto le seguenti informazioni:

Cruscotto/Home

Attraverso dei widget viene visualizzata la situazione sintetica delle vendite e degli acquisiti di commessa con i seguenti dettagli:
·         totale fatturato, acquistato e margine industriale dell’intera commessa
·         elenco ordini da evadere
·         confronto fatturato/acquisti degli ultimi 12 mesi
·         confronto ordinato/fatturato degli ultimi 12 mesi.

Dati generali

Vengono riportate le principali informazioni relative all’anagrafica raggruppate nel modo seguente:
·         cliente associato
·         responsabile
·         centro di analisi di riferimento
·         date di apertura e chiusura
·         descrizione estesa.

Documenti di vendita e acquisto

Vengono visualizzati i documenti di vendita e di acquisto con riferimento la commessa interrogata, quali:
·         preventivi
·         ordini
·         DdT e DdT a terzista
·         mandati di Fatturazione
·         fatture.

Servizi

Vengono visualizzati i documenti dell’ambito servizi con riferimento la commessa interrogata, quali:
·         ordini di lavoro
·         rapportini di intervento
·         movimenti di prefatturazione
·         contratti cliente e fornitore

Produzione

Vengono visualizzati i documenti dell’ambito servizi con riferimento la commessa interrogata, quali:
·         ordini di produzione
·         avanzamento di produzione

Attività

Dalla gestione delle relazioni è possibile registrare, consultare, filtrare e raggruppare tutte le attività di relazione svolte o da svolgere da tutte le risorse aziendali riferite alla commessa interrogata.

La gestione relazioni commerciali è stata collocata all’interno dell’Interrogazione Scheda Commerciale, in quanto estende e completa la visione di insieme della situazione dell’anagrafica.

 

L’utilizzo delle ribbon bar

Tramite gli appositi comandi di ribbon bar, è possibile consultare anche altre informazioni tra cui:

Scheda tecnica: vengono visualizzate le informazioni caricate sulla scheda tecnica associata all’anagrafica.
Quadro di analisi: viene visualizzato il quadro di analisi della commessa interrogata.
Pianificazione: è possibile gestire l’elenco dei nodi e le relative attività di commessa e visualizzarne l’avanzamento nel tempo sotto forma di diagramma di Gantt.
Scadenze Cliente/Fornitore: vengono visualizzate le partite aperte della commessa in modo da controllare la situazione finanziaria del cliente/fornitore.
Report: è possibile richiamare i report abilitati per la visualizzazione dalla scheda commerciale.

Cruscotti: tutto in un colpo d’occhio

Per arricchire maggiormente il contenuto informativo della scheda commerciale e rendere immediata la visualizzazione delle informazioni che più interessano, è disponibile (in vari ambiti all’interno della procedura) uno strumento attraverso cui ciascun operatore può tenere sotto immediato e diretto controllo le informazioni di prodotto che più gli interessano: i cruscotti.

Anche all’interno della Scheda Commerciale di Commessa in Esolver è presente un primo cruscotto standard predefinito da Sistemi, tramite il quale, attraverso l’utilizzo dei widget (sotto forma di tiles, grafici e griglie di interrogazione) sono esposti i dati riepilogativi delle vendite e degli acquisti dell’anagrafica interrogata.

Il Cruscotto standard di Sistemi

In particolare sono state introdotte le seguenti informazioni:

  1. Fatturato, acquistato e margine commessa (Mov. analitica): in queste tiles vengono visualizzati i valori di contabilità analitica del fatturato, acquistato e del margine di vendita della commessa; attraverso il drilldown è possibile richiamare il dettaglio per singolo cliente e articolo (per determinare il margine di vendita viene considerata la configurazione standard di valore della contabilità analitica).
  2. Fatturato vs acquisti degli ultimi 12 mesi (Mov. analitica): il grafico permette di visualizzare il fatturato e gli acquisti degli ultimi 12 mesi originati dai movimenti di contabilità analitica.
  3. Ordini cliente da evadere: nella griglia di interrogazione viene visualizzato l’elenco degli ordini con riferimento la commessa interrogata ancora da evadere con eventuale indicazione del ritardo nella consegna e del sollecito della riga dell’ordine. Sono disponibili inoltre delle azioni del report che potete utilizzare, ad esempio, per interrogare e notificare il documento.
  4. Ordinato vs fatturato degli ultimi 12 mesi (Mov. analitica): il grafico permette di visualizzare l’ordinato e il fatturato degli ultimi 12 mesi originati dai movimenti di contabilità analitica.
 

Cruscotto esolver commessa

clicca sull’immagine per ingrandirla

Il cruscotto standard è visibile da tutti gli operatori che possono accedere alla Scheda Commerciale di Commessa in eSolver.

In alternativa al cruscotto standard, ogni operatore può scegliere di visualizzare nella scheda commerciale un cruscotto personalizzato:

  • pubblico: creato solo dal configuratore e assegnato ad uno o più operatori;
  • privato: creato dall’operatore, ad uso personale.
 

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