La gestione dei progetti: come si mangia un elefante?

Come si mangia un elefante?

Il nostro docente di analisi 1, dopo essere entrato in aula, aver posato orologio ed enorme mazzo di chiavi sulla cattedra, scrisse una funzione enormemente lunga sulla lavagna tripla e guardò noi matricole pronunciando questa frase.

La risposta?

A fettine piccole.

Questa è la frase che mi è rimasta più impressa e che è stata la guida tutte le volte che un problema mi è sembrato enorme ed inaffrontabile, così come il professore ha iniziato a semplificare e calcolare piccole parti della funzione per ottenere la rappresentazione grafica così ho imparato a fare, suddivido il problema in problemi sempre più piccoli, li risolvo ed alla fine ho mangiato l’elefante.

Con una semplice domanda ed un altrettanto semplice risposta, ci aveva insegnato e dimostrato come si gestisce un progetto e non come si rappresenta una funzione.

Vediamo adesso come espandere il concetto.

Come gestire i progetti con efficacia

La gestione dei progetti è l’arte di realizzare obiettivi specifici in un tempo e un budget definiti, coordinando le attività di una serie di risorse umane e materiali. La gestione dei progetti è una competenza essenziale per chiunque voglia portare a termine con successo progetti di qualsiasi tipo, dallo sviluppo software alla costruzione di una casa, dall’organizzazione di un evento alla creazione di un’opera d’arte oppure al cambio del software gestionale

Ma come fare a raggiungere una gestione dei progetti efficace? Quali sono gli strumenti e le metodologie che possono aiutare a pianificare, monitorare e controllare i progetti, evitando errori, ritardi e sprechi? Ecco alcuni consigli pratici per migliorare le proprie capacità di gestione dei progetti che utilizzo.

  1. Definire chiaramente gli obiettivi e lo scopo del progetto. Prima di avviare qualsiasi progetto, è fondamentale avere una visione chiara di cosa si vuole raggiungere, perché si vuole farlo e quali sono i benefici attesi. Questo aiuta a stabilire le priorità, a comunicare le aspettative, a valutare i risultati e a motivare le persone coinvolte. Per definire gli obiettivi e lo scopo del progetto, è utile usare la tecnica SMART, che significa Specifico, Misurabile, Achievable (raggiungibile con i mezzi e le risorse a disposizione), Realistico/rilevante (coerente con le aspettative) e Temporizzato (cioè con una scadenza). Gli obiettivi devono essere formulati in modo preciso, quantificabile, condiviso, fattibile e con una scadenza. Questo punto richiede comunque un approfondimento
  2. Identificare le parti interessate e coinvolgerle nel progetto. Le parti interessate sono tutte le persone o le organizzazioni che hanno un interesse o un impatto sul progetto, come i clienti, i fornitori, i collaboratori, i finanziatori, i regolatori, ecc. È importante identificare le parti interessate e capire quali sono le loro esigenze, le loro aspettative e il loro livello di influenza sul progetto. Inoltre, è fondamentale coinvolgere le parti interessate nel progetto, informandole, consultandole e ascoltandole, per creare un clima di fiducia e collaborazione, prevenire i conflitti e ottenere il loro supporto.
  3. Stabilire il piano del progetto e le sue fasi. Il piano del progetto è il documento che descrive in dettaglio come verrà realizzato il progetto, quali sono le attività da svolgere, le risorse da impiegare, i tempi da rispettare e i rischi da gestire. Il piano del progetto deve essere realistico, flessibile e aggiornabile, in base all’evoluzione del contesto e delle condizioni. Il piano del progetto può essere suddiviso in fasi, che corrispondono a dei sotto-obiettivi intermedi, con delle milestone per usare un termine caro a chi gestisce progetti, che sono dei punti di controllo che segnano il completamento di una fase o di un’attività importante.
  4. Assegnare i ruoli e le responsabilità. Per realizzare il progetto, è necessario definire chi fa cosa, quando e come. Ogni membro del team deve avere un ruolo e delle responsabilità chiare e coerenti con le sue competenze e le sue disponibilità. Inoltre, è necessario stabilire chi ha l’autorità di prendere le decisioni, chi deve approvare le attività e i rilasci, chi deve comunicare le informazioni e a chi.
  5. Monitorare e controllare l’avanzamento del progetto. Durante lo svolgimento del progetto, è essenziale monitorare e controllare l’avanzamento delle attività, il consumo delle risorse, il rispetto dei tempi e la qualità dei risultati. Questo permette di verificare se il progetto è in linea con il piano, di individuare eventuali problemi o deviazioni e di intervenire tempestivamente con delle azioni correttive o preventive.
  6. Chiudere e valutare il progetto. Al termine del progetto, è importante chiudere formalmente il progetto, consegnando i deliverable al cliente, rilasciando le risorse, archiviando la documentazione e celebrando i successi. Inoltre, è utile valutare il progetto, analizzando i risultati ottenuti, confrontandoli con gli obiettivi prefissati e raccogliendo il feedback delle parti interessate. Questo serve a trarre delle lezioni apprese, a identificare i punti di forza e le aree di miglioramento e a trasferire le buone pratiche e le esperienze acquisite ai progetti futuri.

Un esempio pratico di gestione dei progetti

Cambiare software gestionale in studio è troppo impattante, ci sono troppe attività ed il personale è già saturo anche se riconosco che il vostro prodotto porterebbe dei benefici in termini di efficienza e precisione. Questo è l’elefante

Cominciamo con il definire gli obiettivi e per ogni obiettivo tracciamo le attività da svolgere, allochiamo le risorse e impostiamo le scadenze. Questo per noi è il piano di progetto che proverò a descrivere brevemente ma che viene fornito al cliente su un documento di progetto molto dettagliato. Queste sono le fettine sottili

  • Migrazione anagrafiche ditte.
    • Responsabile C2Sistemi tool di migrazione
    • Controllo aziende e completamento anagrafiche. Consideriamo che mediamente in uno studio professionale una persona gestisce in autonomia circa 50 aziende e che il controllo dell’anagrafica migrata non impegna più di 10 minuti, in 10 giorni impegnando un’ora al giorno vengono controllate tutte le ditte. Teniamo conto che un progetto di questo tipo ha un orizzonte temporale di almeno 4 mesi (da ottobre a gennaio) nel quale dobbiamo allocare 10 ore uomo.
    • Formazione contabile. Formazione di gruppo sui concetti di base e sulle registrazioni, due sedute da 3 ore al termine delle quali il personale può gestire in autonomia un’azienda.
    • Azienda di prova. Preparazione dei documenti elettronici per la gestione di un anno su un’azienda
    • Migrazione dichiarazioni fiscali. Migrazione delle dichiarazioni dell’anno precedente ed apertura del nuovo anno fiscale dal mese di febbraio, al rilascio dei prodotti affiancamento per la gestione delle dichiarazioni
    • Gestione bilanci. Importazione XBRL per l’esercizio di confronto ed affiancamento per la gestione dei bilanci su dati reali.
 

A questo punto l’elefante dopo una ventina di ore per ogni persona è stato “mangiato” e la prima liquidazione iva dei contribuenti mensili sarà la misura della riuscita del progetto.

In conclusione

La gestione dei progetti è una sfida stimolante e gratificante, che richiede una combinazione di competenze tecniche, comportamentali e relazionali. Seguendo questi consigli pratici, si può migliorare la propria capacità di gestire i progetti con efficacia, raggiungendo gli obiettivi prefissati, soddisfacendo le parti interessate e realizzando i benefici attesi.

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