Il sistema informativo aziendale e gli strumenti per il controllo di gestione

Il sistema informativo aziendale raccoglie una serie di strumenti informatici per gestire al meglio l’impresa. Alcuni strumenti adempiono agli obblighi di legge, come ad esempio la contabilità generale e l’emissione dei documenti fiscalmente rilevanti, altri invece sono di supporto all’organizzazione ed alla gestione.

Questi strumenti hanno tutti la funzione di fornire le informazioni necessarie per prendere decisioni operative riguardanti i programmi a medio e lungo termine dell’azienda; la contabilità analitica è di fondamentale importanza per avere un controllo preciso dei costi svincolato dagli obblighi di legge ai quali è soggetta la contabilità generale: rileva costi e ricavi per destinazione e nel momento in cui si verifica il fenomeno (es. momento del consumo del materiale in produzione), richiede una minore precisione o in ogni caso un grado di precisione variabile a seconda dei costi/benefici ed ha la massima tempestività possibile.

Il controllo di gestione – il piano delle voci.

Lo strumento necessario alla rilevazione delle informazioni relative alla contabilità analitica è il piano delle voci. A differenza del piano dei conti, che è finalizzato alla redazione del bilancio ed alla determinazione del reddito imponibile per il calcolo delle imposte, il piano delle voci ha la funzione di classificare secondo criteri puramente economici i costi e i ricavi che vengono rilevati dal sistema gestionale.

La classificazione del piano delle voci è libera, definita in base al tipo di azienda ed ai fattori che si vogliono controllare; ad esempio, una classificazione di primo livello potrebbe essere la seguente nel caso di un’azienda di produzione:

• Materie Prime
• Semilavorati
• Minuteria
• Manodopera
• Costi ausiliari
• Costi commerciali
• Consulenze
• Gestione locali

Mentre per quanti riguarda i ricavi:

• Vendita prodotti finiti
• Vendita servizi

La contabilità delle commesse.

Le commesse sono uno strumento utilizzato per avere un livello di dettaglio maggiore per l’analisi dei costi e dei ricavi rispetto ai centri di analisi. In pratica, sono un sottoinsieme dei centri di analisi che si utilizzano per specificare ed analizzare fatti transitori della gestione che hanno una durata temporale definita, come ad esempio un particolare progetto, una produzione specifica per un cliente, ecc…

Dall’analisi della commessa possiamo ottenere quindi:

• Costi imputati a commessa
• Ricavi
• Spese per i materiali
• Costi Manodopera
• Margine di commessa

Sempre tramite la gestione delle commesse possiamo analizzare fatti interni all’azienda, come ad esempio il rinnovamento dell’infrastruttura tecnologica, il piano di incentivazione della rete vendita o i risultati di una campagna di marketing.

In questo caso il sistema gestionale deve consentirci di imputare un costo o un ricavo, oltre che al centro di analisi anche alla relativa commessa: la tabella di classificazione utilizzata per i costi e i ricavi sarà sempre il piano delle voci, utilizzato per i centri con eventuali integrazioni per quanto riguarda costi e ricavi specifici da monitorare.

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