Organizzazione Studio – l’importanza della delega per far crescere i collaboratori

In uno dei primi eventi ITincontra il mio amico, imprenditore e formatore Simone Terreni ha spiegato ad una platea di circa 100 professionisti l’importanza della delega e, anche se con grande difficoltà, devo ammetterlo: da allora ho provato a mettere in pratica i suoi consigli. La delega è una delle abilità più importanti per un leader efficace. Si tratta di affidare compiti, responsabilità e autorità ai propri collaboratori, in modo da poterli coinvolgere, motivare e far crescere. La delega non significa solo scaricare il lavoro su altri, ma piuttosto creare le condizioni per il successo e il miglioramento continuo dei propri team.

Perché delegare?

Delegare ha molti benefici, sia per il leader che per i collaboratori. Vediamone alcuni:

• Libera tempo e risorse per il leader, che può concentrarsi sulle attività strategiche, sulle decisioni importanti e sullo sviluppo della visione;
• Aumenta la produttività e l’efficienza del team, che può sfruttare le competenze e le esperienze di ciascun membro;
• Favorisce la creatività e l’innovazione, in quanto stimola i collaboratori a trovare soluzioni originali e a sperimentare nuovi approcci;
• Rafforza la fiducia e il senso di appartenenza, in quanto dimostra al team che il leader li considera capaci, autonomi e responsabili;
• Sviluppa le competenze e le potenzialità dei collaboratori, che possono apprendere nuove cose, affrontare sfide e ricevere feedback.

Come delegare efficacemente?

Delegare non è sempre facile, richiede infatti una buona dose di fiducia, comunicazione e feedback. Ecco alcuni suggerimenti per delegare efficacemente:

• Scegli il collaboratore giusto per il compito, in base alle sue abilità, interessi e obiettivi di crescita;
• Definisci chiaramente il compito, gli obiettivi, le aspettative, le risorse e le scadenze;
• Spiega il perché della delega, il valore del compito e il ruolo del collaboratore;
• Concedi il giusto grado di autonomia e autorità al collaboratore, in modo che possa gestire il compito con flessibilità e creatività;
• Offri il tuo supporto e la tua disponibilità, ma evita di interferire o di controllare eccessivamente il lavoro del collaboratore;
• Monitora i progressi e i risultati, fornendo feedback costruttivi e riconoscimenti;
• Valuta il processo e il prodotto della delega, individuando i punti di forza e le aree di miglioramento.

Come gestire con gli strumenti informatici la delega ?

Un possibile strumento informatico per gestire la delega è Microsoft To Do, un’applicazione che permette di creare e condividere liste di attività, impostare scadenze e priorità, monitorare i progressi e ricevere notifiche: Microsoft To Do si integra con Outlook e Teams, facilitando la comunicazione e la collaborazione tra i leader e i collaboratori.

Con Microsoft To Do, il leader può:

1. Creare una lista di attività da delegare, assegnandole ai collaboratori appropriati e definendo chiaramente gli obiettivi e le aspettative;
2. Seguire lo stato di avanzamento delle attività delegate, visualizzando in tempo reale i commenti, le modifiche e i documenti allegati dai collaboratori.
3. Fornire feedback costruttivi e riconoscimenti ai collaboratori, usando le funzioni di chat, email o emoji.
4. Valutare il processo e il prodotto della delega, analizzando i dati e i report generati dall’applicazione e identificando i punti di forza e le aree di miglioramento.

Ne abbiamo parlato nel webinar “La gestione del tempo”:

Uno strumento più strutturato è il software STUDIO di Sistemi

All’interno della Gestione Pratiche è possibile assegnare le attività ai propri collaboratori, controllare l’avanzamento e il rispetto delle scadenze direttamente dai cruscotti operativi per arrivare alla fatturazione ed al controllo di redditività della pratica stessa.

Ad esempio possiamo vedere i video di onboarding dei clienti dove mostriamo l’avanzamento delle pratiche e la gestione delle attività:

PARTE 1

PARTE 2

Conclusione

La delega è una pratica fondamentale per i leader che vogliono far crescere i propri collaboratori e i propri team: delegare significa infatti riconoscere il valore e il potenziale dei propri collaboratori, coinvolgerli nelle decisioni, motivarli a dare il meglio e sviluppare le loro competenze. Delegare richiede fiducia, comunicazione e feedback, ma porta a risultati migliori e a una maggiore soddisfazione per tutti!