Gestione studio – la gestione delle scadenze

La gestione delle scadenze è una componente critica dell’attività professionale e della gestione dello studio specialmente per i commercialisti che devono navigare tra adempimenti fiscali, dichiarazioni e molte altre responsabilità.

In questo articolo esploreremo in dettaglio come affrontare in modo efficiente la gestione delle scadenze per migliorare l’organizzazione dello studio professionale. 

1. Catalogazione delle Scadenze

Affrontare una varietà di scadenze è la norma per i professionisti: dal pagamento delle imposte alla presentazione delle dichiarazioni fiscali, è essenziale avere una catalogazione completa delle diverse scadenze e dei relativi impegni per una corretta pianificazione. 

Occorre soprattutto differenziare le scadenze vere e proprie dalle attività che si hanno una scadenza ma non “fissa” e che posso gestire in base alla priorità. Microsoft ToDo è uno strumento molto efficace per la catalogazione delle attività:

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2. Calendario Unificato

Un calendario unificato è il primo passo verso una gestione delle scadenze efficace e STUDIO di Sistemi consente la gestione di un calendario condiviso delle scadenze:

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3. Prioritizzazione delle Scadenze

Non tutte le scadenze sono ugualmente cruciali: la capacità di distinguere tra compiti urgenti e meno critici è fondamentale per garantire che le risorse siano allocate in modo efficiente.

4. Software di Gestione delle Scadenze

L’adozione di software di gestione delle scadenze può semplificare notevolmente il processo: dalla programmazione delle attività all’emissione di notifiche, questi strumenti offrono una soluzione integrata per mantenere il controllo delle scadenze.

Il software STUDIO con la gestione dei piani di attività e dei calendari condivisi che possono essere popolati automaticamente da diverse fonti, garantisce un’ottima soluzione per monitorare le attività da svolgere e le scadenze delle stesse.

Il calendario comune delle scadenze può ricevere le scadenze dall’antiriciclaggio, dai contratti di affitto, dalle deleghe per la fatturazione elettronica e dalle pratiche gestite.

5. Allarme e Notifiche

Gli allarmi e le notifiche automatiche sono alleati preziosi nella gestione delle scadenze: garantire che ogni impegno sia accompagnato da un avviso tempestivo riduce il rischio di dimenticanze o ritardi.

STUDIO consente di programmare fino a 3 notifiche precedenti ad una scadenza, ad esempio due giorni prima di un ricorso posso attivare una notifica per controllare la documentazione e quindi il giorno prima una notifica per presentarmi in udienza.

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6. Buffer Temporali

Introdurre buffer temporali nelle pianificazioni è una strategia intelligente: questi spazi extra consentono di gestire imprevisti o ritardi inevitabili, riducendo il rischio di stress legato alle scadenze serrate.

7. Delega delle Attività

Evitare sovraccarichi di lavoro è cruciale. La delega delle attività consente di assegnare responsabilità in modo equo, garantendo che ogni compito abbia le risorse necessarie per essere completato in modo accurato e tempestivo.

Esistono vari tipi di delega, ma personalmente preferisco la delega con controllo, che mi consente di monitorare l’attività e di utilizzare strumenti come i ToDo di Microsoft 365 per tutta la gestione.

8. Monitoraggio Costante

Il monitoraggio costante dello stato di avanzamento delle attività è fondamentale: essere in grado di apportare modifiche durante il percorso garantisce un controllo costante sulla gestione delle scadenze.

Con il Software STUDIO possiamo monitorare l’avanzamento delle attività con un semplice cruscotto programmabile per avere con un unico colpo d’occhio la visione d’insieme delle scadenze.

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9. Riflessione e Miglioramento Continuo

La riflessione periodica sulle pratiche di gestione delle scadenze è una pratica che dovrebbe essere introdotta in tutte le attività di servizi: identificare aree di miglioramento e apportare aggiornamenti continui al processo è fondamentale per adattarsi a cambiamenti nelle esigenze professionali.

Conclusione

In conclusione, la gestione delle scadenze è una competenza chiave per il successo nell’ambito professionale: con una comprensione approfondita delle scadenze, un calendario unificato e l’uso strategico di software e strumenti i professionisti, compresi i commercialisti, possono affrontare le sfide quotidiane con organizzazione e sicurezza.

Inizia oggi a implementare queste pratiche per un successo senza stress nella tua attività!