gestione studio parcellazione

Gestione studio – La parcellazione

Come creare un sistema di parcellazione efficiente

Avere un sistema di parcellazione efficiente è essenziale per una buona gestione dello studio: l’impostazione del processo di fatturazione mediante un software di gestione dello studio consente di risparmiare tempo e di evitare pericolose dimenticanze che si traducono in mancati ricavi.

Per la creazione di un sistema di parcellazione efficiente occorre analizzare quali sono le varie modalità di fatturazione dei servizi: come al solito proviamo a fare esempi concreti che consentono di mettere in pratica quanto esposto.

Negli esempi a seguire, basati sul nostro software STUDIO (che consente di implementare un sistema di parcellazione efficiente ed efficace) valuteremo il software sia come prodotto integrato con il Profis o Job, sia utilizzato autonomamente, andremo a sottolineare quando viene sfruttata l’integrazione e come agire quando si utilizza come applicazione autonoma.

Di seguito verrà utilizzato il termine addebito sul cliente: in STUDIO l’addebito è la rilevazione di una prestazione svolta che dovrà poi essere inclusa nella parcella. In pratica, una rata di mandato genera un addebito, così come una quantità prodotta se inserita in mandato.

L’addebito contiene la data di esecuzione e la data di fatturazione, per cui l’operatore di Studio che si occupa della parcellazione filtrerà gli addebiti in base alla data ed avrà a disposizione un cruscotto per la fatturazione con tutto quello prodotto dallo studio fino a quella data.

Parcellazione: l’organizzazione dei servizi

Partiamo dall’analizzare il catalogo dei servizi dello studio: per ogni servizio definiremo il metodo standard di fatturazione e quindi sul mandato correggeremo il metodo in base agli accordi con il cliente qualora dovesse differire dallo standard.

Sulla base dell’esperienza possiamo dividere in tre macro-categorie i servizi in relazione alla modalità di fatturazione:

1. Servizi a forfait. Rappresentano tutti i servizi per i quali a fronte del pagamento di una quota periodica si comprende una serie di servizi e attività. Normalmente per questi servizi definiremo un canone e una periodicità di fatturazione:

gestione studio parcellazione forfait

2. Servizi a quantità. Questi servizi vengono fatturati moltiplicando una quantità prodotta dallo studio per un importo, come ad esempio gli F24 inviati, le fatture elettroniche gestite, i percepenti delle CU o i cedolini elaborati per un cliente. La fatturazione può avvenire leggendo automaticamente la quantità prodotta, nel caso di installazione integrata con Profis o Job, oppure caricando manualmente la quantità nel caso il software sia utilizzato da uno studio che non utilizza come gestionale le altre procedure Sistemi. Per ottenere la tariffa puoi collegare a scaglioni la fatturazione per quantità:

gestione studio parcellazione quantità

3. Servizi legati a pratiche extra mandato e consulenze. Rappresentano la parcellazione di tutte le operazioni extra mandato nell’ambito della consulenza: questi servizi vengono generalmente fatturati a forfait, in base alle ore impiegate o al valore della pratica.

Parcellazione: Il catalogo dei servizi

Fatta questa prima analisi possiamo procedere con la creazione del catalogo servizi sul programma STUDIO impostando la tipologia di fatturazione e la tariffa standard. Nel caso di integrazione, per i servizi di tipo 2, Studio legge circa 2000 dati quantitativi da Profis e Job, per cui può automatizzare la fatturazione delle quantità prodotte senza intervento da parte dell’operatore.

parcellazione catalogo

Parcellazione: la gestione dei mandati professionali

La fase successiva alla realizzazione del catalogo dei servizi, per ottenere un sistema di parcellazione efficiente, è quella di creare i mandati professionali: il mandato è un vero e proprio strumento di organizzazione della parcellazione, oltre che un documento che garantisce la trasparenza nei confronti del cliente sui servizi che verranno fatturati.

Il nostro consiglio è quello di inserire a mandato tutti i servizi a quantità proposti dallo studio; infatti, se non si verifica un evento che genera una quantità, questi servizi non saranno fatturati ma il cliente avrà presente tramite mandato il costo del servizio.

Facciamo un esempio per maggior chiarezza: se inserisco a mandato i ravvedimenti operosi con un importo per la fatturazione, questo non genererà nessun addebito se in studio non si faranno ravvedimenti operosi; di contro il cliente sarà informato sul costo qualora ne avesse bisogno.

Questa modalità di gestione del mandato professionale ha anche il vantaggio di parcellare senza possibilità di dimenticare eventuali adempimenti gestiti dai collaboratori di studio, e senza che gli stessi debbano essere informati del fatto che queste prestazioni per quel cliente vanno fatturate.

In altre parole, una buona gestione del mandato riduce se non azzera gli errori in parcellazione.

Alla creazione del mandato, questo produce le rate dei servizi a Forfait ed “informa” il programma di quali servizi a quantità tener conto per la creazione degli addebiti sul cliente.

Esempio di gestione mandato:

parcellazione mandato

Parcellazione: pratiche extra mandato / rilevazione di spese o anticipazioni

L’ultima fonte per arricchire gli addebiti è la gestione delle pratiche, un raggruppamento di attività fatturate in corso d’opera o alla chiusura della pratica stessa. Il software di gestione dello studio deve poter gestire le pratiche addebitando al cliente, in base al servizio, gli importi concordati (analizzeremo su un altro articolo come un software per la gestione dello studio deve gestire le pratiche extra mandato). Per quanto riguarda la rilevazione delle spese è sufficiente che sia a disposizione una funzione che rapidamente possa creare l’addebito sul cliente quando viene fatta una spesa per conto del cliente.

Parcellazione: il cruscotto

A questo punto siamo arrivati alla parcellazione: il software STUDIO mette a disposizione dell’operatore un cruscotto contenente tutti gli addebiti filtrabili per data per cui, se devo emettere le fatture del primo trimestre, mi basterà impostare un filtro dall’1/1 al 31/3 e mi verranno mostrati gli addebiti suddivisi per cliente. Dopo averli controllati con un veloce wizard posso far partire la generazione degli avvisi di parcella o delle fatture.

Esempio del cruscotto di fatturazione:

gestione studio parcellazione cruscotto fatturazione

Per ulteriori informazioni compilate il form alla pagina www.c2sistemi.it/studio/ e vi contatteremo per fissare una dimostrazione delle funzionalità senza impegno!

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