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Gestione studio – l’organizzazione e il monitoraggio delle attività

La gestione e l’organizzazione dello studio professionale richiedono un’attenta pianificazione e l’adozione di strategie mirate a ottimizzare le risorse interne: strumenti come il timesheet possono rivoluzionare l’approccio alla gestione studio, permettendo una più efficiente ripartizione del tempo tra collaboratori e soci. Questo sistema non solo migliora la redditività, ma incrementa anche l’attrattività dello studio professionale.

Per un’efficace gestione dello studio, l’utilizzo di schede di attività è fondamentale. Un semplice file Excel condiviso per studi di piccole dimensioni, o meglio ancora, l’adozione di un software per la gestione dello studio professionale, consentono di monitorare e ripartire il tempo dedicato a ciascuna attività. Una suddivisione del lavoro ben organizzata assicura che tutti i membri dello studio contribuiscano alla massimizzazione dell’efficienza e al successo collettivo.

Utilizzare software per la gestione dello studio

La gestione studio commercialisti richiede una comprensione accurata dell’utilizzo delle risorse del team. Grazie ad un software per la gestione e la consuntivazione delle attività, avrete la possibilità di monitorare costantemente le proporzioni tra giorni impiegati in progetti ‘fatturabili’ e quelli destinati a iniziative di sviluppo interne o commerciali.

Questo strumento si rivela essenziale non solo per pianificare le attività con precisione ma anche per effettuare un controllo di gestione retrospettivo: alla fine dell’anno, potrete analizzare in modo chiaro l’efficacia della gestione studio dell’anno appena concluso

I vari responsabili di team hanno il compito vitale di raccogliere i contributi dei collaboratori e, a intervalli regolari, esporre una sintesi delle attività e dei risultati ai soci durante i meeting, che si dovrebbero tenere almeno trimestralmente: è solo attraverso la comprensione della situazione iniziale che potrete stabilire obiettivi realistici e identificare le aree di miglioramento per valorizzare al meglio ogni risorsa dello studio. Con una gestione mirata, ogni membro del team potrà contribuire efficacemente, a seconda del proprio ruolo, sia a progetti ‘fatturabili’ sia ad altre iniziative.

Come realizzare questo progetto con il software STUDIO di Sistemi

Veniamo ora a come si può implementare una gestione studio che corrisponda a quanto espresso in precedenza: il software STUDIO di Sistemi, con il quale abbiamo implementato diversi progetti, consente di pianificare e monitorare l’andamento delle attività nello studio professionale. In ogni momento il professionista o il responsabile di team ha sotto controllo tutti gli avanzamenti e le consuntivazioni.

Molti di questi progetti per l’implementazione del controllo di gestione in studio spaventano, per la percezione errata dell’impatto che possono avere sui collaboratori sia in termini di clima aziendale che di un incremento delle attività da svolgere: in realtà, come vedremo in seguito, molte operazioni sono assolutamente automatiche ed una volta impostato il prodotto si integra con il normale lavoro quotidiano.

Configurazione di STUDIO

Partiamo dalla configurazione: come prima attività andremo a mappare i servizi offerti dallo studio ai quali collegheremo un piano delle attività che specifica le attività che devono essere svolte per rendere il servizio al cliente. Il passo successivo sarà quello di inserire i mandati professionali che oltre a predisporre la fatturazione creeranno in automatico le pratiche con le attività da svolgere preimpostate sul servizio. Siamo pronti per le attività quotidiane.

Per le attività eseguite con Profis all’uscita dalla funzione utilizzata, ad esempio il caricamento movimenti o un modello unico, si aprirà una finestra che propone il cliente , il tempo effettivo di utilizzo della funzione e la pratica; sarà sufficiente selezionare l’attività svolta , eventualmente correggere il tempo proposto o inserire le note quindi confermare, il tutto impegnando meno di 30 secondi.

Se invece vogliamo controllare l’avanzamento delle attività omogenee come, ad esempio, la gestione contabile oppure le dichiarazioni o i bilanci, possiamo utilizzare una funzione completamente automatica che in una tabella personalizzabile ci mostra in riga i clienti e in colonna l’andamento delle attività come da immagine seguente:

configurazione-gestione-studio

Con questo cruscotto possiamo vedere per ogni azienda gestita se sono state effettuate le registrazioni contabili, se sono in corso e se è stata eseguita la liquidazione con la predisposizione del modello F24.

I cruscotti e i contenuti delle celle sono personalizzabili dall’utente con semplici operazioni.

Rilevando queste informazioni possiamo ottenere in modo oggettivo il carico di lavoro di ogni singola risorsa per distribuirlo in modo omogeneo o per assegnare nuovi progetti e otteniamo la reddittività di ogni cliente e di ogni servizio per prendere decisioni su eventuali rinnovi di mandati o tariffe dei servizi.

Conclusioni

Concludendo, l’implementazione di un progetto per la gestione dello studio professionale si può attuare in modo semplice a patto che si utilizzi un software appositamente studiato per la gestione dello studio, meglio se è integrato con il software gestionale utilizzato: Studio è un modulo di Profis che utilizza la stessa base dati per cui tutto è sempre aggiornato ed in tempo reale.

Per ulteriori informazioni compilate il form alla pagina www.c2sistemi.it/studio/ e vi contatteremo per fissare una dimostrazione delle funzionalità senza impegno!

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