Conservazione dei dati e delle informazioni: Analisi della Regola tecnica n. 3
Metodi e procedure per garantire l’integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti
La conservazione dei dati e delle informazioni è un elemento cruciale per adempiere agli obblighi antiriciclaggio previsti dal d.lgs. 231/2007. La Regola tecnica n. 3, emanata dal CNDCEC, descrive le modalità attraverso cui i professionisti iscritti all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili devono garantire la corretta conservazione dei documenti. L’obiettivo è impedire la perdita o la distruzione dei documenti mantenendo nel tempo le loro caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità.
Metodi di conservazione
La conservazione dei documenti può avvenire attraverso modalità cartacee, informatiche o miste. Indipendentemente dal metodo scelto, è fondamentale indicare chiaramente i soggetti autorizzati ad alimentare il sistema di conservazione e quelli che possono accedere ai documenti conservati.
Conservazione cartacea
L’istituzione di un sistema di conservazione cartacea deve soddisfare gli obiettivi previsti dalla legge: impedire la perdita o la distruzione dei documenti e mantenere nel tempo le loro caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità. I documenti cartacei devono riportare l’indicazione della data, riconducibile al periodo di acquisizione, attraverso l’apposizione di una data su un documento riepilogativo. Anche nel caso della conservazione cartacea, è possibile rimandare a documenti conservati in formato elettronico non modificabile all’interno del sistema informatico dello studio professionale.
Conservazione informatica
Per la conservazione informatica, i professionisti possono avvalersi di due modelli:
- Modello interno: il processo di conservazione è realizzato all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici.
- Modello esterno: il processo di conservazione può essere affidato, in modo totale o parziale, a soggetti terzi pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Il sistema di conservazione informatico deve garantire l’accesso ai documenti per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evoluzione del contesto tecnologico. I documenti informatici possono essere conservati in cartelle intestate a ciascun cliente, e il sistema adottato può rimandare a documenti conservati in formato cartaceo.
Conservazione negli studi associati e nelle società tra professionisti
Negli studi associati e nelle società tra professionisti, le modalità organizzative possono prevedere una funzione generale e accentrata di conservazione per tutti i professionisti associati. Questa funzione include la gestione centralizzata dei dati raccolti per l’identificazione del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo, nonché delle altre informazioni raccolte dal professionista che riceve l’incarico.
Procedure per garantire l’integrità, leggibilità e reperibilità
Per garantire che i documenti conservati mantengano la loro integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo, è necessario seguire specifiche procedure:
- Integrità: Mantenere i documenti in un ambiente sicuro che protegga da danni fisici o digitali. Utilizzare strumenti di autenticazione e firme digitali per assicurare che i documenti non vengano alterati.
- Leggibilità: Assicurare che i documenti siano conservati in formati leggibili e accessibili. Effettuare copie di backup regolari e utilizzare software di gestione documentale che garantiscano la leggibilità nel tempo.
- Reperibilità: Implementare un sistema di archiviazione organizzato che permetta una facile ricerca e recupero dei documenti. Utilizzare metadati e indici per facilitare l’accesso alle informazioni necessarie.
Software
Antiriciclaggio di Sistemi, la gestione documentale e la procedura Studio 4 garantiscono la corretta conservazione informatica di tutti i documenti relativi all’antiriciclaggio . La profilazione degli utenti consente di definire il responsabile della procedura garantendo l’accesso ai dati solo al delegato
Consulenza
C2Compliance può seguire l’aspetto di gestione e conservazione dei dati analizzando anche la conformità al GDPR delle procedure di Studio per garantire che le procedure siano sicure e conformi alla normativa
Conclusione
La corretta conservazione dei dati e delle informazioni è essenziale per il rispetto delle normative antiriciclaggio e per garantire la trasparenza e l’efficienza delle attività professionali. Seguendo le indicazioni della Regola tecnica n. 3, i professionisti possono adottare le migliori pratiche per assicurare l’integrità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti, contribuendo così alla prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.
